Projectleider/meewerkend voorman

Location
Enschede
Start date
07/12/2020
End date
15/07/2021
Hours
24
Klant
Gemeente Enschede
Aanvraagnummer
SRQ146116
Share this request:
We zijn binnen de gemeente bezig met het optimaliseren van het subsidieproces. Hierbij werken we o.a. aan digitalisering en managementinformatie en verbetering werkprocessen. Daarnaast  gaan we aan de slag met dit project, waarbij het vooral gaat om het verlagen van administratieve lasten voor de subsidieontvanger en de gemeente (wel in balans met voldoende verantwoording van publieke middelen), en anderszijds het bereiken van meer inzicht in resultaten en maatschappelijke effecten.
 

  1. Ontwikkelen werkwijze Anders Verantwoorden:

Op dit moment voert de accountant in maart de jaarrekeningcontrole uit en dan moeten we dus ook de bewijsvoering over een rechtmatige subsidieverlening in het voorgaande jaar hebben liggen. Als dit niet lukt zullen we zelf en/of onze accountant additionele controle werkzaamheden op rechtmatigheid van de subsidieverstrekkingen moeten uitvoeren met daaraan gerelateerd extra kosten. Het verbetertraject in dit project heeft daarom als doel: borgen dat we een goede verantwoording af kunnen leggen over of de tegenprestaties geleverd zijn op de verleende subsidies in het jaar waarover de jaarrekening controle gaat.
We zien goede kansen om het proces voor de subsidieontvanger en voor ons als gemeente makkelijker te maken door te bekijken hoe we anders kunnen verantwoorden. Dat wil zeggen dat we niet van elke organisatie hetzelfde vragen, maar op basis van indicatoren maatwerkafspraken maken.
Hiermee willen we de administratieve last verlagen en werkbare afspraken maken waar ook accountants mee uit de voeten kunnen. Verder willen we bereiken dat we meer inzicht krijgen in de resultaten van onze Algemene Voorzieningen en kunnen bijsturen en verder ontwikkelen i.s.m. de aanbieder. We zijn reeds een pilot gestart hiervoor.

Daarnaast willen we met behulp van Annual Insight  de risico’s kwalificeren en bepalen welke afspraken met de samenwerkende instelling moeten worden gemaakt.
 

  1. Opstellen Subsidieverordening sociaal domein

We willen een subsidieverordening sociaal domein. Daarom willen de mogelijkheden hiervoor verkennen en deze opstellen. Dit met als doel duidelijke en uniforme subsidieverstrekking binnen sociaal domein.

We kennen de Algemene Subsidieverordening (ASV) en ruim 10 bijzondere verordeningen zoals bijvoorbeeld de verordening Algemene Voorzieningen Wmo, Jeugdverenigingen, Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang. Gevolg is dat we voor allerlei subsidies die niet onder een bijzondere verordening vallen onder de ASV moeten verstrekken. Dat is niet erg efficiënt en ingewikkeld voor inkadering (wanneer wel, wanneer niet) en voor de instellingen is het ook prettiger, immers één subsidieaanvraag in plaats van separate subsidieaanvragen. Bijvoorbeeld door cumulatie van subsidies scheelt dit weer in de accountantscontrole en dus ook kosten. We verwachten dat een verordening sociaal domein ons helpt om zo efficiënt mogelijk subsidies te kunnen verstrekken en niet voor kleine onderdelen aparte verordeningen hoeven op te stellen, zoals LHBTI. In de projectopzet wordt uitgegaan van een snelle inventarisatie van de mogelijkheden om tot een verordening sociaal domein over te gaan. Bij zwaarwegende argumenten kan worden gekozen om niet verder te gaan met de ontwikkeling van een subsidieverordening sociaal domein en een andere richting te kiezen.

Resultaat
 

Hieronder wordt inzichtelijk gemaakt welke resultaten per deelopdracht opgeleverd moeten worden. Bij elk deelproduct is het van belang dat er een duidelijke probleemanalyse wordt opgesteld, waarin wordt aangegeven welke inzet er vanuit de organisatie wordt gevraagd en dat er wordt aangegeven welke deelproducten wanneer worden opgeleverd. En
dat er wordt gezorgd voor draagvlak van de gemaakte keuzes en dat er borging is van de gemaakte afwegingen en overdracht aan de betrokkenen binnen de organisatie. Ook het in besluitvorming brengen van de voorstellen behoort tot de opdracht.
 

  1. Ontwikkelen werkwijze Anders Verantwoorden

1a. Pilot bij Arbeidsmatige dagbesteding en ontmoetingscentra en
1b. Toepassing informatie/data Annual Insights
a.         Probleemanalyse
b.          In samenwerking met SA, BA en F&C: inventariseren oplossingsrichtingen.
c.         Selectie van 3 subsidiedossiers als cases
d.          Voor 3 cases: in samenwerking met SA, BA, F&C en subsidieontvanger komen tot vernieuwde constructie verlenen en verantwoorden conform werkwijze anders verantwoorden voor 2021/2022.
e.         Borgen van resultaat door middel van

  • (Bestuurlijke) besluitvorming
  • Kennisdeling met Team SCT, BA’s en Team F&C (bijv. presentaties)
  • eindverslag/rapportage met de afgesproken werkwijze

 

  1. Opstellen Subsidieverordening Sociaal Domein

Fase 1 Verkenning:
a.         In kort tijdsbestek beantwoording van de vragen:

  • Wat is de gewenste eindsituatie? (mbt alle subsidieverordeningen in het SD, ook ivm parallel traject herzien ASV 2016 in 2021)
  • Hoe richten andere gemeenten dit in, en zijn er gemeenten die voor Enschede een voorbeeld kunnen zijn met het oog op de gewenste eindsituatie? (verderop genoemd: Amsterdam, Arnhem)
  • Wat is de (mogelijke) toegevoegde waarde van een subsidieverordening SD?
  • Wat is het voorkeursscenario voor de gemeente Enschede?
  • Wat is de route en het tijdspad voor het voorkeursscenario? Ook participatietraject hierin meenemen

b.         Besluitvorming op basis van uitkomsten van de verkenning.
             Nbt: welke route is hierbij passend?

Fase 2 Ontwikkeling, implementatie van de subsidieverordening Sociaal Domein

  • Opstellen Verordening
  • Voorleggen aan de gemeenteraad ter vaststelling

Projectleider
 

We zoeken een projectleider die niet alleen het project coördineert, maar ook zelf meewerkend voorman is. Er zijn medewerkers beschikbaar zoals hierboven beschreven om de klus samen te klaren, maar hun inzet is niet fulltime en daarom verwachten we dat de projectleider zelf initieert, uitzoekt, (mee)schrijft, coördineert etc.
De projectleider moet in staat zijn om vanuit complexiteit, de opdracht weer naar hapklare brokken te brengen. Hij/ zij moet affiniteit hebben met het subsidieproces, financiën, juridische zaken en beleid. En echt inhoudelijk de drive hebben om er mee aan de slag te gaan. Flexibel, daadkrachtig, durf, communicatief vaardig zijn andere belangrijke eigenschappen.

Inhuurdesk Gemeente Enschede

Inschrijven
Enschede
24
07/12/2020
18/11/2020
15/07/2021
Gemeente Enschede
SRQ146116
Location:
Start date:
End date:
Hours:
Enschede
07/12/2020
15/07/2021
24
We zijn binnen de gemeente bezig met het optimaliseren van het subsidieproces. Hierbij werken we o.a. aan digitalisering en managementinformatie en verbetering werkprocessen. Daarnaast  gaan we aan de slag met dit project, waarbij het vooral gaat om het verlagen van administratieve lasten voor de subsidieontvanger en de gemeente (wel in balans met voldoende verantwoording van publieke middelen), en anderszijds het bereiken van meer inzicht in resultaten en maatschappelijke effecten.
 

  1. Ontwikkelen werkwijze Anders Verantwoorden:

Op dit moment voert de accountant in maart de jaarrekeningcontrole uit en dan moeten we dus ook de bewijsvoering over een rechtmatige subsidieverlening in het voorgaande jaar hebben liggen. Als dit niet lukt zullen we zelf en/of onze accountant additionele controle werkzaamheden op rechtmatigheid van de subsidieverstrekkingen moeten uitvoeren met daaraan gerelateerd extra kosten. Het verbetertraject in dit project heeft daarom als doel: borgen dat we een goede verantwoording af kunnen leggen over of de tegenprestaties geleverd zijn op de verleende subsidies in het jaar waarover de jaarrekening controle gaat.
We zien goede kansen om het proces voor de subsidieontvanger en voor ons als gemeente makkelijker te maken door te bekijken hoe we anders kunnen verantwoorden. Dat wil zeggen dat we niet van elke organisatie hetzelfde vragen, maar op basis van indicatoren maatwerkafspraken maken.
Hiermee willen we de administratieve last verlagen en werkbare afspraken maken waar ook accountants mee uit de voeten kunnen. Verder willen we bereiken dat we meer inzicht krijgen in de resultaten van onze Algemene Voorzieningen en kunnen bijsturen en verder ontwikkelen i.s.m. de aanbieder. We zijn reeds een pilot gestart hiervoor.

Daarnaast willen we met behulp van Annual Insight  de risico’s kwalificeren en bepalen welke afspraken met de samenwerkende instelling moeten worden gemaakt.
 

  1. Opstellen Subsidieverordening sociaal domein

We willen een subsidieverordening sociaal domein. Daarom willen de mogelijkheden hiervoor verkennen en deze opstellen. Dit met als doel duidelijke en uniforme subsidieverstrekking binnen sociaal domein.

We kennen de Algemene Subsidieverordening (ASV) en ruim 10 bijzondere verordeningen zoals bijvoorbeeld de verordening Algemene Voorzieningen Wmo, Jeugdverenigingen, Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang. Gevolg is dat we voor allerlei subsidies die niet onder een bijzondere verordening vallen onder de ASV moeten verstrekken. Dat is niet erg efficiënt en ingewikkeld voor inkadering (wanneer wel, wanneer niet) en voor de instellingen is het ook prettiger, immers één subsidieaanvraag in plaats van separate subsidieaanvragen. Bijvoorbeeld door cumulatie van subsidies scheelt dit weer in de accountantscontrole en dus ook kosten. We verwachten dat een verordening sociaal domein ons helpt om zo efficiënt mogelijk subsidies te kunnen verstrekken en niet voor kleine onderdelen aparte verordeningen hoeven op te stellen, zoals LHBTI. In de projectopzet wordt uitgegaan van een snelle inventarisatie van de mogelijkheden om tot een verordening sociaal domein over te gaan. Bij zwaarwegende argumenten kan worden gekozen om niet verder te gaan met de ontwikkeling van een subsidieverordening sociaal domein en een andere richting te kiezen.

Resultaat
 

Hieronder wordt inzichtelijk gemaakt welke resultaten per deelopdracht opgeleverd moeten worden. Bij elk deelproduct is het van belang dat er een duidelijke probleemanalyse wordt opgesteld, waarin wordt aangegeven welke inzet er vanuit de organisatie wordt gevraagd en dat er wordt aangegeven welke deelproducten wanneer worden opgeleverd. En
dat er wordt gezorgd voor draagvlak van de gemaakte keuzes en dat er borging is van de gemaakte afwegingen en overdracht aan de betrokkenen binnen de organisatie. Ook het in besluitvorming brengen van de voorstellen behoort tot de opdracht.
 

  1. Ontwikkelen werkwijze Anders Verantwoorden

1a. Pilot bij Arbeidsmatige dagbesteding en ontmoetingscentra en
1b. Toepassing informatie/data Annual Insights
a.         Probleemanalyse
b.          In samenwerking met SA, BA en F&C: inventariseren oplossingsrichtingen.
c.         Selectie van 3 subsidiedossiers als cases
d.          Voor 3 cases: in samenwerking met SA, BA, F&C en subsidieontvanger komen tot vernieuwde constructie verlenen en verantwoorden conform werkwijze anders verantwoorden voor 2021/2022.
e.         Borgen van resultaat door middel van

  • (Bestuurlijke) besluitvorming
  • Kennisdeling met Team SCT, BA’s en Team F&C (bijv. presentaties)
  • eindverslag/rapportage met de afgesproken werkwijze

 

  1. Opstellen Subsidieverordening Sociaal Domein

Fase 1 Verkenning:
a.         In kort tijdsbestek beantwoording van de vragen:

  • Wat is de gewenste eindsituatie? (mbt alle subsidieverordeningen in het SD, ook ivm parallel traject herzien ASV 2016 in 2021)
  • Hoe richten andere gemeenten dit in, en zijn er gemeenten die voor Enschede een voorbeeld kunnen zijn met het oog op de gewenste eindsituatie? (verderop genoemd: Amsterdam, Arnhem)
  • Wat is de (mogelijke) toegevoegde waarde van een subsidieverordening SD?
  • Wat is het voorkeursscenario voor de gemeente Enschede?
  • Wat is de route en het tijdspad voor het voorkeursscenario? Ook participatietraject hierin meenemen

b.         Besluitvorming op basis van uitkomsten van de verkenning.
             Nbt: welke route is hierbij passend?

Fase 2 Ontwikkeling, implementatie van de subsidieverordening Sociaal Domein

  • Opstellen Verordening
  • Voorleggen aan de gemeenteraad ter vaststelling

Projectleider
 

We zoeken een projectleider die niet alleen het project coördineert, maar ook zelf meewerkend voorman is. Er zijn medewerkers beschikbaar zoals hierboven beschreven om de klus samen te klaren, maar hun inzet is niet fulltime en daarom verwachten we dat de projectleider zelf initieert, uitzoekt, (mee)schrijft, coördineert etc.
De projectleider moet in staat zijn om vanuit complexiteit, de opdracht weer naar hapklare brokken te brengen. Hij/ zij moet affiniteit hebben met het subsidieproces, financiën, juridische zaken en beleid. En echt inhoudelijk de drive hebben om er mee aan de slag te gaan. Flexibel, daadkrachtig, durf, communicatief vaardig zijn andere belangrijke eigenschappen.
Inloggen